С деловой перепиской иногда бывают неоднозначные ситуации: вроде бы, и довольно высокий уровень английского, и словарный запас богатый, но что-то идет не так, и Вы не понимаете Вашего собеседника, или он не понимает Вас. Вы написали что-то, что, с Вашей точки зрения, является весьма понятным и логичным, но откуда же тогда это непонимание? При он-лайн коммуникации, невозможно уловить интонацию оппонента, да и для тех, у кого английский не родной язык, бывает сложно понять все «подводные камни». Есть несколько правил, следуя которым, Вы можете быть уверены, что Ваши письмо будут понятны собеседнику.
Прежде всего, продумайте и спланируйте то, что Вы хотите написать. Всегда важно детально очертить для себя, что именно Вы планируете написать. Поставьте себя на место Вашего собеседника. Какие именно аспекты важны для него, на что стоит обратить его внимание, особенности его менталитета. Посмотрите на вопрос, так сказать, с его стороны. Это поможет Вам понять, в какой именно форме следует подать информацию, чтобы она была правильно прочитана.
Всегда перечитывайте то, что уже написали. Письмо без ошибок и опечаток произведет хорошее впечатление на Вашего делового партнера. Убедитесь, что в тексте также нет размытых формулировок и информация, указанная в нем, относится именно к этому реципиенту. В идеале, конечно, перечитывать два раза: первый раз на предмет логичности и смысла, второй раз – на предмет грамматических ошибок и опечаток.
Избегайте жаргона и сленга. Чтобы сделать Вашу коммуникацию прозрачной и понятной, не используйте сленг и технический жаргон. Помните, что не все обладают теми же знаниями, что и Вы и восприятие может отличаться. Употребляя какую-то особую, узкоспециализированную лексику, Вы можете запутать Вашего собеседника. Лучше использовать простой язык и придерживаться формального стиля, избегая сленга и смайлов. Иначе Ваш партнер может решить, что Вы ведете себя не профессионально и не настроены серьезно.
Излагайте мысли прямо, чтобы Ваш читатель понял Вас и уделил внимание тому, что Вы хотите сказать. Обращайтесь напрямую к Вашему партнеру, используйте «Вы», где это возможно. Не пишите размытых фраз, предложения должны быть короткими и простыми, с разбивкой на логические части (абзацы). Текст проще понять, когда он разделен на смысловые отрезки.
Правописание и пунктуация. Если получите письмо с ошибками, вряд ли оно произведет на Вас хорошее впечатление. Поэтому важна техническая, так сказать, правильность написанного. Сейчас существуют даже программы, которые проверяют правописание. Конечно, лучше перечитать потом еще разок самому, ведь от этого зависит, то, каким Вас увидит Ваш деловой партнер. Излишне говорить, насколько важна грамотность в деловом общении. Если же у Вас с ней проблемы, обратитесь к редактору, который будет вычитывать Ваши тексты. Хотя, конечно же, это не решит проблему. В таком случае, Вам лучше посещать курсы иностранного языка для сферы бизнеса. Сейчас очень много школ предлагают подобного рода курсы. На них Вас не только научат лексике и грамматике, но и основам деловой корреспонденции и этикета.